การเขียนจดหมายธุรกิจในภาษาอังกฤษ
ทุกคนควรรู้วิธีเขียนจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นคำถามทางธุรกิจ อีเมล์ จดหมายส่วนตัว หรือแม้แต่การโพสต์บนโซเชียลมีเดียในรูปแบบของจดหมายก็ตาม การเขียนจดหมายเป็นทักษะที่มีประโยชน์ ไม่เพียงแต่สำหรับการสื่อสารอย่างชัดเจน แต่สำหรับการสร้างความประทับใจที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งความประทับใจแรกพบหรือที่เรียกว่า ‘First Impression’
การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษเป็นอีกทักษะสำคัญที่หลาย ๆ คนต้องนำไปใช้ในการทำงาน เวลาตอบจดหมายทั่วไปหรือคุยกับชาวต่างชาติทางจดหมายอิเล็กทรอนกส์ ความรู้ในการเขียนภาษาอังกฤษอย่างถูกต้องตามหลักไวยากรณ์อย่างเดียวนั้นก็ยังไม่เพียงพอ เนื่องจากการร่างจดหมายหรือเขียนจดหมายที่สมบูรณ์แบบนั้นจะต้องอาศัยการใช้งานรูปแบบที่เหมาะสมกับเนื้อหาหรือเจตจำนงของจดหมาย
วันนี้เราจะมาดูวิธีการเขียนจดหมายที่เหมาะสม โดยเน้นรูปแบบที่ถูกต้องของจดหมายที่เป็นทางการ เช่น จดหมายธุรกิจ พร้อมตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อการเรียนรู้
Business Letter Writing - การเขียนจดหมายธุรกิจในภาษาอังกฤษ
The Block Format
- เขียน ชื่อผู้ส่ง และที่อยู่ของผู้ส่ง ตามด้วยวันที่
- เขียน ชื่อผู้รับ และที่อยู่ของผู้รับ
- เริ่มต้นจดหมายด้วยคำว่า ‘Dear’ แทนคำว่า ‘To’
- ตามด้วยบทนำหรือเรื่องที่ต้องการจะเรียนให้ผู้รับทราบด้วยภาษาที่สุภาพและตรงไปตรงมา
- จบเนื้อหาของจดหมายด้วย ‘Call to Action’ หรือ ‘การกระตุ้นการตัดสินใจ’ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเจตนารมณ์ของผู้เขียนอีกทีหนึ่ง หากต้องการรับคำตอบจากอีกฝ่าย สามารถใช้ "I will look forward to your kind reply" ได้ และหากว่าทำการสมัครงานหรือตำแหน่งที่ตนหวังจะได้ทำนั้นให้ทิ้งท้ายจดหมายแบบนี้ "Thank you for your time and consideration in going through my application letter. I sincerely hope to work with you and the team soon." เป็นต้น
- ก่อนลงท้ายชื่อและลายเซ็น ให้ใส่คำว่า ‘Sincerely Yours’, ‘Best Regards’, ‘Respectfully Yours’ โดยสามารถเลือกใช้ได้ตามชอบ
- เซ็นลายเซ็นและกำกับด้วยชื่อจริง ตามด้วยนามสกุล
เรามาดูตัวอย่างจดหมายธุรกิจด้านล่างนี้กันว่า เมื่อเขียนออกมาแล้วนั้น จะมีหน้าตาเป็นอย่างไรบ้าง
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
---
Marie Anne Parker
35 Victoria Embankment
London, England SW1A 2JL, UK
March 1, 2022
Mr. Sherlock Holmes
221B Baker St.
London, England NW1 6XE, UK
Dear Mr. Holmes,
On behalf of the Parker’s Detective, we would like to ask for your presence at your earliest convenience at the Tate Modern attraction. As this is a matter of urgency, we would like to kindly ask for your help in regards to the inspection of the case updated last Monday. If there were to be any equipment or materials required to ease the inspection process, please do not hesitate to reply to this email with a list of the desired items; we will prepare all as you wish.
Please highly consider this urgent request and we sincerely hope to hear from you as soon as possible.
Best Regards,
SIGNATURE
Marie Anne Parker
---
พูดคุย
ร่วมให้กำลังใจหรือติชม
